Interview met Aafje over koppeling tussen Nedap Ons® en Zorgwerk

V.l.n.r.: Elmira Copier, communicatie manager, Zorgwerk - Daniël Thijssen, service consultant, Zorgwerk - Raymond Dubbelt, informatie manager, Aafje - Ilona Zevenbergen, manager MO service, Aafje - Jan Jaap Ensing, Directeur Mens & Ontwikkeling, Aafje

Aafje heeft in april 2023 een bijzondere koppeling in gebruik genomen tussen Nedap Ons® Planning en het Zorgwerk platform. In dit interview met Aafje leggen we het doel van deze koppeling uit.

Met de API-koppeling is er een volledige integratie tussen beide platformen mogelijk gemaakt. Dit betekent dat niet alleen openstaande flexaanvragen automatisch worden opgehaald, de koppeling controleert ook de diensten, houdt rekening met wet- en regelgeving, maakt zorgverleners aan in Ons®, wijst de diensten automatisch toe in het rooster, inclusief alle vereiste gegevens voor het automatisch toekennen van de juiste autorisaties.

Als Manager Communicatie bij Zorgwerk, Elmira, ben ik in gesprek gegaan met de betrokken partijen om te praten over de voordelen van de integratie en hun ervaringen met de ontwikkeling en de implementatie. We belichten de koppeling vanuit verschillende perspectieven, waaronder HR, flexpoolmanagement en natuurlijk ook het perspectief van de IT-manager.

“Met de koppeling tussen Nedap Ons® en Zorgwerk bereiken we weer een belangrijke stap naar kwaliteitsverbetering!”

Allereerst de vraag wat is de koppeling? (Daniël)

“Het is een API-koppeling tussen de systemen van Nedap Ons® Planning en het Zorgwerk platform. Dit betekent dat er een directe verbinding is tussen deze systemen, waardoor gegevens t.b.v. de planning automatisch kunnen worden uitgewisseld. In dit geval gaat het om het ophalen van flexaanvragen en het automatisch aanmaken van medewerkers inclusief gegevens t.b.v. de autorisaties. Dankzij deze koppeling kunnen de systemen naadloos met elkaar synchroniseren en wordt handmatig werk sterk verminderd.

Het Zorgwerk platform fungeert hierin als het centrale punt richting de arbeidsmarkt. Binnen enkele minuten kunnen wij flexaanvragen voorzien met gekwalificeerde zorgprofessionals van de interne flexpool en uit onze eigen pool.”

Dat klinkt als een geweldige innovatie. Kun je nog iets meer over het proces vertellen?

“Dankzij de koppeling hoeven de flexconsulenten van Aafje met één systeem te werken voor de planning van flexaanvragen, namelijk Nedap Ons®. Bovendien worden alle betrokkenen automatisch op de hoogte gesteld van de vervulling, zonder dat er nog een aparte uitwisseling van gegevens nodig is. Ook is het niet langer nodig om de persoonsgegevens t.b.v. de autorisaties handmatig uit te wisselen en in te voeren in Ons®.”

Jan Jaap (Directeur Mens & ontwikkeling Aafje): waarom wilde Aafje graag een koppeling met Zorgwerk en Nedap Ons®?

“Als grote organisatie in de VVT sector hebben wij duizenden medewerkers in dienst, waaronder een groot flexteam. Bovendien huren wij professionals in. Aafje is al vele jaren klant van Zorgwerk en maakt hiervoor gebruik van het Zorgwerk platform. Wij streven er altijd naar om onze werkprocessen efficiënter in te richten zodat onze mensen minder handelingen hoeven te doen en meer tijd overhouden voor persoonlijk contact. We geloven dat digitalisering ons kan helpen om werkprocessen te verbeteren. Onze flexconsulenten hebben nu bijvoorbeeld veel meer tijd om maatwerk te leveren, beter te luisteren naar wat onze flexprofessionals willen, op welke locatie ze zich het meest thuis voelen etc. Zo kunnen zij goed voorbereid en met nog meer plezier aan het werk met onze cliënten. Tevens leidt dit tot kostenbesparingen door de vermindering van administratieve handelingen.”

Ilona - manager MO service vult aan.

“De voordelen zijn nu al zichtbaar. We hebben het werken met de koppeling gefaseerd uitgerold, zodat we al onze flexconsulenten konden begeleiden bij het eigen maken van dit verbeterde werkproces. Zodra iedereen volledig bekend is met de koppeling zal je zien dat een bijkomend voordeel is dat bij het maken van de planning door het Zorgwerk platform automatisch de wet- en regelgeving wordt toegepast, zoals het voldoen aan de Arbeidstijdenwet.”

“Er is maar één plek waar de gegevens worden ingevoerd”

Welke voordelen ervaren jouw teams met de koppeling?

“Het grootste voordeel van de koppeling is dat we nu snel en efficiënt diensten/opdrachten kunnen doorgeven aan Zorgwerk. Er hoeft niets meer overgetypt te worden vanuit Ons®. Er hoeft niet meer gewerkt te worden met losse excellijsten. Er is één plek waar de gegevens worden uitgezet. Door de eenmalige invoer van gegevens voorkomen we bovendien dat er fouten insluipen. De openstaande diensten worden automatisch opgehaald, gematcht en ingepland in Ons®.

Dit is vooral handig omdat de flexkrachten nu ook automatisch en compleet worden aangemaakt in ons roostersysteem, inclusief de gegevens (team, contract, deskundigheid) die nodig zijn voor ons autorisatieproces. Dat geeft veel beter controle op de persoonsgegevens. Een flexprofessional krijgt niet langer toegang tot de systemen dan nodig. Dit is voor de naleving van de AVG regelgeving een grote sprong vooruit.”

Jouw team had de primeur in Nederland om als eerste te werken met deze koppeling?

“Ja, dat was erg leuk! Alles is heel soepel verlopen. Daniël van Zorgwerk was aanwezig om te zien hoe onze flexconsulenten werken en hoe de koppeling daar zo volledig mogelijk bij kan ondersteunen. Wij zijn als organisatie heel precies. Daarom hebben we samen bekeken welke situaties we in de praktijk tegenkomen en optimalisaties aangebracht. Dat verliep heel soepel, waardoor ik snel een ‘go’ kon geven toen duidelijk was dat alles goed werkte!”

Wat is het grote verschil van werken met Ons® en Zorgwerk voor en na de koppeling?

“Dankzij de integratie behoort het handmatig gegevens overtypen in systemen of deze te mailen tot de verleden tijd. Onze flexconsulenten werken nu vooral in Nedap Ons® en hoeven minder in het Zorgwerk platform te werken. Want deze systemen synchroniseren continu met elkaar. Dit bespaart veel tijd en vermindert de kans op fouten en handmatige controles worden overbodig. Ook wijzigingen in diensten in de Ons® planning worden automatisch overgenomen op het Zorgwerk platform, dat is handig.”

“Een goede integratie tussen systemen moet naadloos verlopen voor de gebruiker, zonder dat deze zich zorgen hoeft te maken over de technische details die erachter schuilgaan”

Daniël (Zorgwerk): er is met twee programmeurs een jaar gewerkt aan de koppeling?

“Het opzetten van de basis voor een koppeling zoals deze is niet zo ingewikkeld. Via de API van Ons® kunnen flexaanvragen gemakkelijk worden opgehaald. Maar het verschil wordt gemaakt door wat je vervolgens met die data doet. Het belangrijkste is dat de gebruikerservaring geweldig is. Dit betekent dat je ook alle uitzonderingen en wijzigingen in het proces moet bedenken, onderzoeken, bouwen en testen, zodat er écht een volledige integratie ontstaat die werk uit handen neemt en geen nieuwe problemen of afstemming introduceert. De kracht van de koppeling is nu dat flexconsulenten in Nedap Ons® flexaanvragen kunnen maken en dat deze binnen enkele minuten automatisch worden ingepland. Ook kunnen zorgprofessionals (van Zorgwerk en aangesloten partners) rechtstreeks ingepland worden in Ons®, waarna de koppeling deze automatisch verwerkt op het Zorgwerk platform.

Het is vergelijkbaar met een vendingmachine, waar je simpelweg een muntje inwerpt en vervolgens een gekoeld blikje cola krijgt. Als gebruiker hoef je je niet bezig te houden met de techniek die erachter zit, hoewel het bedenken, produceren en onderhouden van zo'n apparaat wel complex kan zijn. Op dezelfde manier moet een goede integratie tussen systemen naadloos verlopen voor de gebruiker, zonder dat deze zich zorgen hoeft te maken over de technische details die erachter schuilgaan.”

Ben je trots op wat er nu staat?

“Jazeker, we hebben een fantastische koppeling ontwikkeld die perfect werkt, en we zijn erg blij dat we konden samenwerken met Aafje als partner. Deze koppeling is een enorme mijlpaal. Het meest bijzondere aan deze koppeling is dat je 24 uur per dag onafhankelijk van het systeem kunt plannen. Bij de meeste koppelingen kun je alleen diensten ophalen en is daarna alsnog handmatige verwerking vereist. Deze koppeling doet veel meer dan dat. Het haalt diensten op, controleert ze, houdt rekening met wet- en regelgeving, creëert autorisaties en plaatst de diensten rechtstreeks terug in het rooster. We werken nu ook met andere opdrachtgevers aan deze Ons®-koppeling en ontwikkelen vergelijkbare koppelingen met andere roostersystemen in de zorg en welzijn.”

Is Nedap (eigenaar Ons®) ook betrokken geweest bij het tot stand komen van de koppeling?

“Jazeker, in drie fasen. Nedap stelt API’s ter beschikking waar je toestemming voor moet vragen om toegang tot te krijgen. Het technisch en functioneel ontwerp voor onze integratie is door Nedap goedgekeurd. Vervolgens hebben wij toegang gekregen tot de ontwikkelomgeving van Ons® en hebben wij in iedere fase van het ontwikkelproces goedkeuring gekregen van Nedap. Vervolgens hebben wij toegang gekregen van de staging-omgeving van Aafje. Uiteindelijk is de koppeling goedgekeurd door Nedap om uitgerold te worden naar de productieomgeving van Aafje en andere organisaties.”

Raymond (informatiemanager Aafje)

“Wij zijn natuurlijk blij dat Ons® ons de toegang heeft gegeven en dat zij hebben meegekeken en goedgekeurd. Maar in het ontwikkelen van de koppeling was Zorgwerk onze partner. Gedurende het ontwikkel- en implementatieproces heb ik veel contact gehad met Ewoud (CIO) van Zorgwerk en hebben we samen de vragen aangepakt die opkwamen.

Vooraf hadden we onze wensen duidelijk geformuleerd en besproken. Zorgwerk is toen gaan bouwen. Ik heb niet eerder met een ‘software partij’ gewerkt die zo snel en vakkundig dit project heeft gerealiseerd. We hebben met elkaar de implementatie nauwkeurig voorbereid en zijn begonnen met testen in de testomgeving. Een echte co-creatie. Nadat de testplannen met succes waren doorlopen, hebben we samen besloten om het project van start te laten gaan. We zijn begonnen met één team en hebben daarna de teams uitgebreid. Zorgwerk wist goed de uitdagingen te adresseren en vervolgens op te lossen. Wij zien Zorgwerk echt als partner. Trots dat de adaptie is gelukt en dat de voordelen zichtbaar zijn.”

“Als Informatiemanager is het voor mij van belang dat de koppeling veilig is en dat het geen effect had op de bestaande informatievoorziening.”

Naar welke aspecten heb jij als Informatiemanager Aafje gekeken voordat je akkoord gaf voor de ‘go’?

“Als Informatiemanager is het voor mij van belang dat de koppeling veilig is en dat het geen effect had op de bestaande informatievoorziening. Zowel vanuit cyber security oogpunt, als privacy als databetrouwbaarheid. Dat zijn belangrijke aspecten waarop ik heb gecheckt en bevestigd.

Vanuit gebruiksvriendelijkheid vond ik het belangrijk dat de koppeling doet wat het belooft. De werkprocessen zijn in de praktijk soms net anders. Samen met mijn team en Zorgwerk hebben we ervoor gezorgd dat alle kanten van de koppeling op een goede manier geïmplementeerd konden worden en dat de gebruikerservaring optimaal is. Al met al kijk ik tevreden terug op een geslaagde implementatie.”

“Voor planners en consulenten is het super fijn, omdat het meermaals verwerken van flexaanvragen tot het verleden behoort.”

Daniël, heb jij nog iets toe te voegen, wat nog niet aan bod is geweest?

“Jazeker, ik wil graag gebruik maken om Aafje te bedanken en de samenwerking met de diverse betrokken. Er is iets moois en nieuws neergezet. De klanten die gebruik maken van de koppeling ervaren een verhoging van de snelheid van vervulling door administratieve verlichting en de mogelijkheid van het gebruik van één systeem.

Voor planners en consulenten is het super fijn, omdat het meermaals verwerken van flexaanvragen tot het verleden behoort. Zo bieden wij meer service aan hen. En natuurlijk het belangrijkste, waar het omgaat is, dat de flexplanning snel en efficiënt gebeurt waardoor het bijdraagt aan continuïteit van de zorg en de bewoners die de zorg krijgen waar ze recht op hebben. Kortom, we zijn erg blij hiermee.”

Zijn er al meer zorgorganisaties inmiddels gekoppeld?

“Ja, absoluut. Zorgwerk heeft de koppeling inmiddels al bij meerdere klanten geïmplementeerd en de reacties zijn heel positief. We willen graag bijdragen aan het verbeteren van de continuïteit en kwaliteit van de zorg, en deze integratie is daar een belangrijke stap in. Klanten die de integratie gebruiken, kunnen zich niet meer voorstellen hoe het was zonder deze mogelijkheid. De tijd die vrijkomt kan nu elders worden ingezet, wat waardevolle kansen biedt voor verbeteringen in de kwaliteit van de zorg.”

Aafje is een grote ouderenzorgorganisatie, voor thuiszorg, zorg in verpleeg- en verzorgingshuizen, revalidatiezorg en dagbesteding. Aafje levert zorg in Rotterdam, Capelle aan den IJssel, Barendrecht, Ridderkerk, Dordrecht, Zwijndrecht, Hendrik-Ido-Ambacht en Albrandswaard.

Zorgwerk is een landelijke bemiddelingsorganisatie voor flexibel personeel.